Что такое топливная карта и зачем она нужна

Топливная карта — пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки на АЗС. Чаще всего представляет собой чиповую карту, содержащую электронный микрочип. Подробнее про топливные карты ОПТИ Газпромнефть https://card-oil.ru/toplivnye_karty/toplivnye_karty_dlja_azs_gazpromneft/

Явным преимуществом топливных карт для юридических лиц и ИП заключаются в том, что большинство операций с ними проходят в электронном виде, благодаря этому упрощается документооборот, не нужно формировать дополнительные накладные или кассовые ордера.

Автоматизируется учет топлива, больше не нужны чеки и счета фактуры, ручной труд по ведению бухгалтерии также сведен к минимуму все отчеты предоставляются в электронном виде.

Улучшается контроль над расходом средств и снижается риск их хищения или нецелевого использования, в личном кабинете всегда можно посмотреть детальный отчет по каждой транзакции — на какой АЗС, когда, на какую сумму, каким топливом и в каком объеме — был заправлен автомобиль.

Благодаря системам лимитов на топливных картах можно очень точно контролировать расходы, если на карте установлено ограничение по виду топливу, по его объему или стоимости. То держатель карты сможет получить на АЗС только тот вид топлива который разрешен и только в том объеме который доступен.

Что дает топливная карта?

Прежде всего это безопасность и контроль финансовых средств компании, если Ваша компания до сих пор использует наличные при расчетах за топливо. Во первых выдача подотчетных средств из кассы компании требует дополнительных бухгалтерских документов, что усложняет документооборот. Во вторых водителю нужно носить с собой наличные средства, а это создает дополнительные риски. В третьих — это чеки за топливо, конечно же их нужно хранить и водителю и бухгалтеру и вести по ним учет в ручную. Не говоря уже о том, что чуть ли не на каждой стоянке можно купить поддельный чек на топливо, а машину заправить низкокачественным суррогатом из под полы. Как следствие в четвертых это возможность не целевого использования средств или их хищение.

Топливная карта обеспечит безопасность средств, больше никаких наличных. У компании общий баланс на топливо, к которому привязаны карты, у каждой карты есть определенный лимит — рублевый или литровый. Лимит это ограничение, которое определяет объем топлива, которое может получить водитель, из за этого “обналичить” топливную карту крайне сложно.

В отличии от чеков не нужно ждать водителя из рейса — все транзакции по топливным картам появляются в личном кабинете в режиме онлайн и если операция кажется сомнительной можно тут же заблокировать карту.

Вся информация по транзакциям доступна в электронном виде, что поможет быстро перенести их в системы бухгалтерского учета — это значительно ускоряет и упрощает работу с отчетностью.